儀器設備的管理是由論證、購置、驗收、使用、維護、報廢等多個環節相互結合而組合成的一個有機整體,對各個環節的全過程進行全方位技術性管理,有效控制儀器設備管理過程中的各個環節,是做好儀器設備管理工作的保障。

 （1）科學論證:論證工作是購置設備的基礎性工作。為實現決策的科學化、民主化,正確地確定投資方向,避免盲目性,要對擬購買的儀器設備進行認真分析、充分調研,尤其對大型精密貴重儀器要請有關專家進行必要性和可行性論證。
  首先,要論證購置該儀器設備的必要性,根據研究院所學科發展規劃和科研方向對所購大型精密儀器設備購置的必要性和緊迫性、該儀器可以解決的主要問題和該儀器在科研工作中所起的重要作用等做出詳細的闡述,從社會經濟價值以及發展前景和效益預測等方面論證購買儀器的必要性。
  其次,要從了解儀器設備的功能要求、使用人員的技術水平、配套設備、正常運行所需經費等外部條件是否具備等進行可行性的論證。應當做好大型貴重精密儀器設備資料的收集整理工作,對擬購大型精密儀器設備的名稱、型號、規格、單價、主要技術指標、應用范圍等進行采購前充分的調查研究,取得第一手的資料,全面掌握國內外相關儀器設備的現狀和發展動向,對購儀器設備的技術先進性、工作適用性和經濟合理性等進行綜合評價,確保專業儀器設備的科學配置。

 （2）設備購置:
  隨著社會主義市場經濟體制的逐步建立和完善,對儀器設備的采購管理工作提出了前所未有的挑戰和發展機遇,這就要求采購部 門要從原來計劃經濟體制下的采購方式過渡到根據市場經濟規律進行采購,并要求采購人員或采購小組具有市場意識,充分利用現代化的手段,對市場進行深入的調查了解,廣泛收集技術資料和用戶反饋信息,了解掌握足夠的市場信息和貨源渠道,把握儀器設備前沿發展動態,掌握市場變化的規律,遵循“公平、公正、公開”的原則,加強采購過程的全程監督。要盡可能選擇多家實力雄厚、技術力量強和售后服務有保障的商家參與競爭,保證所購儀器設備的技術先進性、工作適用性和經濟合理性,達到較高的性能價格比。

 （3）嚴格驗收:儀器設備到貨以后,成立驗收小組。驗收小組成員包括資產管理人員、儀器設備管理人員、使用單位負責人及使用人員等。首先對實物進行驗收,包括核對包裝件數、檢查包裝完整情況、清點箱內數量;按照合同核對規格、型號、數量、隨機文件 (合格證、說明書等) 以及其他具體要求;檢查貨物表面,是否有粗制濫造、表面損傷等問題,做好詳細記錄。然后進行技術驗收,驗收小組根據調試報告對設備的功能、性能、精度依據驗收標準進行綜合評價。最后建立完善的技術檔案,這是保證儀器正常運轉,儀器進行技術改造等工作的依據。檔案不僅記錄儀器設備的型號、廠家等基本資料,還有所有有關 的技術資料、商務文件、技術開發記錄等資料,以方便使用人員參考使用。

 （4）加強使用過程的管理：使用過程的管理是儀器設備管理的基礎。每次使用設備都應該進行使用登記,包括使用時和使用后 的完好情況登記,一旦發現問題應該及時通知設備管理員以采取相應的處理措施。使用中要規范操作程序,對大型精密設備要有專人進行管理,凡是使用的人都要事先進行培訓,合格后才能上機操作。